PORQUE PLANEJAR UM EVENTO?

PORQUE PLANEJAR UM EVENTO?
Quem já não planejou um aniversário ou um churrasco? Porém, tais experiências não tornam uma pessoa capaz de organizar ou planejar um evento público ou privado de maior porte.
Existem cursos técnicos e disciplinas em cursos superiores (como o caso da disciplina de planejamento e organização de eventos nos cursos de turismo) que discutem as técnicas e especificidades dessa área.
Os eventos podem ter como objetivos uma comemoração, celebração, homenagens, trabalhos, negócios, instrumento de marketing de empresas e municípios, apresentação de produtos e outros.
Hoje, muitos eventos não alcançam os objetivos esperados e o resultado disso é o desperdício de recursos, a insatisfação e a frustração de expectativas, tanto das pessoas que promovem, como das que participam de tais eventos. Para que eles atinjam os objetivos esperados torna-se necessário realizar um planejamento adequado a cada tipo de evento.
O planejamento e a organização de evento exigem certa clareza quanto à sua natureza (se o evento é público, privado ou misto), qual será a abrangência, (nacional, regional, local), quem será o público alvo do evento, que meios de comunicação serão usados para divulgar e promove-lo e quais os protocolos e cerimônias que devem ser seguidos.
Quando se sabe a localização e as características do público alvo, fica mais fácil formatar a propaganda e o meio de comunicação mais econômico e eficaz para se atingir os objetivos.
Antes de se definir um local e uma data torna-se necessário saber se o local comportará o número de visitantes esperados e se a estrutura e equipamentos irão satisfazer as necessidades dos visitantes.
A escolha da data é fundamental para que se certifique que nenhum outro evento estará ocorrendo ao mesmo tempo ou ainda, se o período em que se pretende realizar a festividade é um período reconhecidamente favorável. Por exemplo: períodos de chuva e frio intensos costumam prejudicar eventos a céu aberto. Uma consulta a órgãos de metereologia ou históricos de índice de pluviosidade pode ajudar a antever possíveis problemas de ordem climática.
Outra medida importante no planejamento de um evento é a atribuição das tarefas entre os envolvidos e definição de seus direitos e responsabilidades.
Torna-se fundamental que se definam quais serão os custos e os prováveis benefícios desse evento e como esses serão distribuídos entre os envolvidos. Por exemplo, existem eventos realizados que beneficiam comerciantes de fora do município e que tem custos direcionados para o poder público ou ainda sobre a comunidade local.
Em eventos públicos de grande porte é imprescindível, especial atenção às condições de segurança, higiene, informações dos produtos e serviços disponíveis, bem como itinerários de shows, apresentações, palestras, e outros.
Em eventos de maior porte são efetuadas pesquisas de demanda com o intuito de identificar o perfil dos visitantes, sua idade, profissão, forma de deslocamento, estimativas de gastos, suas opiniões em relação aos produtos e serviços ofertados, bem como suas críticas e sugestões aos próximos eventos. A pesquisa de demanda permite ao planejador saber exatamente quais foram os pontos positivos e negativos do evento com a finalidade de corrigir as falhas e proporcionar mais conforto e credibilidade ao publico nas próximas ocasiões.
Os eventos apresentam uma série de imprevistos que podem prejudicar ou até mesmo inviabilizar sua realização. Pensando dessa forma, para que um evento tenha o êxito desejado o planejador deve tentar antever na medida do possível, os imprevistos que podem vir a surgir e assim propor medidas mitigadoras para amenizar os impactos negativos que possam ocorrer.
Luiz Fernando Roscoche